高效会议过程域特定目标1: 使必要的会议高效的进行

特定目标1G1: 使必要的会议高效的进行

特定实践1.1 SP1.1: 识别必要的会议

1, 判断会议是否需要

   a，1对1交流不能解决问题

   b，会议的组织者是否存在

   c，会议的主题是否符合当前的时间，不必过早安排尚未到时的会议

特定实践1.2 SP1.2:会前准备

1,确定希望达到的结果

2,确认会议召开

3,请适当的人出席

4,准备背景资料

5,设定会议提纲和时间表

6,预先设想可能发生的冲突

7, 安排会议的主持人

8, 会前2小时之内准备：检查会议场所和设备，如有必要，再次通知会议参与人员，检查会议材料是否就绪，包括实体材料和电子档材料

9, 准备或确定达成会议决议的方法和流程，对于某些特定会议（比如董事会），这是已经确定的

特定实践1.3 SP1.3:会中进行

1, 会议主持人开场，简介会议目的、会议出席人员和所需大约时间

2, 按照议程开会

3, 避免跑题

4, 避免开小会

5, 保持会议目标，达成共识或决议

高效会议过程小议之一:低效会议罗列

在我经历的这么多会议来看，80%的会议是低效的，因此在讨论高效会议过程之前，先来看看低效会议。
1,会议室没有预订，开到一半被赶出。
2,会议室空间小，后面的人进来发现没位，再要自己去拖椅子，等椅子拖完，会议已经延期了10分钟。挤挤的开会，也很压抑。
3,会议室设备没准备好，大家都来了，会议组织者还在调笔记本和投影仪之间的连接，死活投不上去。
4,10个人甚至更多开一个头脑风暴会议，必然有2~3人 索然无味，并没有参与讨论。
5,并不是计划一个头脑风暴会议，但是会前没有准备讨论的草案，会议变成没有标的的讨论，费时也未必能达成共识。
6,会议关键的决策者没来，会前没有与关键人员确认参会时间和地点，会议时，大家发现 无法作决定，因为某关键人员没来。
7,大会当中开小会，部分人员（有些资历）开小会，最不好的是拽着关键人员开小会。
8,同时有2个或2个以上的人在发言，抢着说话
9. 没有制订清晰的议程
10. 会议组织者没有权威，或者组织者背后没有权威，控制不了局面。特别是跑题的时候没法找回来
11. 没有专人记录，导致没有track后续任务的依据
12. 后续会议不讨论前次会议的遗留问题

高效的过程表达方式

ETVX是指 entry进入，Task任务，Verification验证(也有用Validate确认)，Exit退出。ETVX本身也是一个质量控制的过程。下面是指自于http://syque.com/quality_tools/toolbook/Process/etvx_quality.htm

• Entry criteria define what inputs are required and what quality these must be to achieve the exit criteria. Entry criteria should be communicated to supplier processes, to become their exit criteria. If supplier processes are sufficiently well controlled, then there is no need to check inputs.

• Task definitions specify the actions within the process.

• Validation definitions identify test points within the process and define the tests and criteria for checking at these points. This enables problems to be caught close to their cause, reducing rework and scrap costs, and enabling problem causes to be addressed.

• Exit criteria define what outputs are required and what quality these must be to meet the needs of customer processes. Exit criteria may be derived from the entry criteria of customer processes.

Together, these make up what is known as the ETVX model (as below), which can be used to define the process and the quality required within it completely.

In process improvement, it can be useful to apply this model to processes that are suspected of being troublesome, in order to identify measures to identify specific problems.

ETVX在各个场合得到应用，已经被证明是一种有效的高效的过程。

过程的表达方式有很多种，最常见的就是带序号的文字，也有用图表示的，各种的说明书等等都有各自的过程表达方式。
作为过程的表达方式，ETVX也是一种高效的写法，有如下的原因：
1，ETVX的写法与ETVX的过程本身就是一致。
2，ETVX的写作过程可以尽量使用文字，避免使用图片、动画等等，写作过程高效。
3，ETVX写出来的过程表述结构清晰，易于理解，阅读过程商效。
4，ETVX可扩展，也容易扩展，对于重要的过程可以再加上职责、度量、工作产品或称产出物等等 。

正应为ETVX的优势，以后本版所表达的过程将尽量用ETVX范式来表达。
ETVX过程表达范式如下：

XXX过程
进入条件(E)
xxxxxxx
任务(T)
1, xxxxx
2,yyyyy
3,zzzzzzz
...
n, aaaaaaa
验证(V)
bbbbbbbbb
退出(X)
ccccccc
其它关注的内容
dddddddddddd

参考:http://dbmaker.syscom.com.tw/mag/132/se-cmmi_01.htm

开版宣言

什么是过程？ 下面摘了一些定义。

过程 – 为了给定目的而执行的一系列步骤 (IEEE)

过 程 – 将人员、材料、能源、设备和规程，设计成以产生特定最终结果的工作活动的逻辑组织 (Gabriel A.Pall Quality Process Management. Englewood Cliffs, N.J. : Prentice-Hall, 1987.)

过程 – 用以实现一个模型中多个实践的一系列活动 (CMMI术语)

过程是为达到一定目标的活动的偏序集。

这个版就是来和大家讨论如何设计并实施高效的过程，笔者从事软件开发，所熟悉的过程大都是软件相关过程。
过程是否高效，其实还是用过程的结果来判断的；没有高效的过程，也就没有好的结果。
CMMI主要在软件开发领域给出了各个方面的最佳实践的特点和要点，出于模型的全球性、各行业的适用性，其中并没有特别具体的指导。

本版将就一些具体的过程进行讨论，试图给出一些高效过程的做法。
HEPR 是Highly Efficient Process Research的首字母缩写。
很高兴在google的blog上注册到了hepr. blogspot.com的域名。